¿Cómo funciona el nuevo registro horario en las empresas?

El registro de la jornada es una nueva obligación legal que tiene que cumplirse por todas las empresas a partir del domingo. Sin excepciones. La normativa exige que las empresas garantizarán el registro del horario, con el inicio y la finalización de la jornada del trabajador.

En España más de 735.000 trabajadores realizan un total de 5,7 millones de horas extra a la semana, de las que más de 2,6 millones -realizadas por más de 346.000 empleados- no son cobradas ni cotizadas, según los últimos datos de la Encuesta de Población Activa (EPA), del primer trimestre del año.

La finalidad que persigue la normativa es aflorar esas posibles horas extraordinarias y garantizar que se cumplan los tiempos de trabajo y de descanso. Pone el foco, sobre todo, en la realización de horas extraordinarias. La exposición de motivos de la normativa habla de de 6,4 millones de horas extraordinarias en España. Un 48% de éstas estaría sin declarar.

Ahora, las empresas se encuentran negociando contrarreloj con la representación legal de los trabajadores para tener el registro implantado antes de la fecha límite, el 12 de mayo de 2019.

1. ¿Qué va a exigir la Inspección?

Es importante tener en cuenta, que el propio Ministerio de Trabajo ha reconocido que si bien en un principio no se va a sancionar a quienes no tengan listo el registro horario, sí que se exigirá que las empresas tendrán que demostrar que ya están negociando con los representantes de los trabajadores. El problema reside en cómo cotejar si los horarios reflejados son los realmente trabajados, explica el secretario general de Comisiones Obreras, Unai Sordo, si bien la secretaria de Estado de Empleo, Yolanda Valdeolivas, asegura que es la Inspección de Trabajo, cuando requiera el registro de jornada, quien debe asegurar que ese registro horario, realmente es un instrumento fiable.

2. ¿Realmente aflorarán tantas horas extras?

Carlos de la Torre, secretario general de la Asociación de Directivos de Relaciones Laborales (Adirelab) y of counsel de Baker Mckenzie, destaca que las empresas se pueden encontrar con excesos de jornada, pero también pueden presentarse defectos, debido al férreo control que habrá a partir de ahora. «Nos vamos a colocar como el país mas exigente en el registro de la jornada», explica el especialista. En cualquier caso, de la Torre entiende que la normativa no está apegada a las nuevas formas de trabajo. «Está pensada para una antigua fábrica, no tiene casi en cuenta los trabajadores móviles o itinerantes.

Todas las empresas consultadas por elEconomista destacan que, en estos momentos, están puliendo los flecos en la negociación con los trabajadores. Ése es, precisamente el primer paso. «Tienen que abrir una mesa de negociación con la representación legal de los trabajadores», apunta Carlos de la Torre.

3. ¿Es tan difícil como dicen empresas y especialistas en Derecho laboral su instauración?

El presidente del Consejo de Gestores Administrativos, Fernando Santiago, transmite un mensaje de calma a las empresas que han pedido asesoramiento a este colectivo, porque habrá cierta flexibilidad para la implantación de esta ley, aunque ha avisado de que «es la típica norma que nace para ser incumplida y acabará muriendo». Santiago considera que el registro horario es factible en las Administraciones Públicas, pero no en la mayoría de los sectores económicos españoles y sobre todo en las pequeñas empresas.

4. ¿Qué debe hacer su empresa ya?

Todas las empresas consultadas destacan que, en estos momentos, están puliendo los flecos en la negociación con los trabajadores. Ése es, el primer paso. «Tienen que abrir una mesa de negociación con la representación legal de los trabajadores», apunta Carlos de la Torre.

En el despacho de abogados Toda & Nello, explica Dídac Ripollés, socio de Laboral, «provisionalmente, para cumplir con la obligación el 12 de mayo, se va a instaurar un sistema de registro manual, en el que cada abogado deberá registrar la hora de inicio y fin de la jornada, con todas las incidencias que puedan surgir, hasta la implantación del sistema definitivo, que seguramente se realizará mediante medios electrónicos o telemáticos».

5. ¿Empezarán las multas el día 12?

Está claro que la Inspección de Trabajo puede empezar a multar desde el mismo 12, o el 13, puesto que el 12 de mayo es domingo. Sin embargo, Vicente Mora, inspector de Trabajo, destaca «el buen talante de la Administración en estos casos». Explica que lo que sí que van a pedir es que se estén llevando a cabo los pasos necesarios para una implantación correcta del registro. «Si no hay nada hecho, ni programado, lo tendrán difícil», dice. «Lo que tenemos que encontrarnos, al menos, es una decisión de la empresa de ponerlo en marcha», subraya.

6. ¿Es recomendable negociar con los representantes de los trabajadores?

A la vista de las exigencias de la Administración, la CEOE recomienda a este respecto que las empresas negocien con los sindicatos y los trabajadores el sistema de registro que debe implantar. En todo caso, el presidente de la patronal española, Antonio Garamendi recomienda a las empresas que documenten las negociaciones que lleven a cabo para cumplir la medida, dejando constancia por escrito de los pasos que se están dando.

7. ¿Y la microempresa, con quién negocia?

A este respecto, los técnicos de la CEOE reconocen que existe un problema para estas empresas, porque carecen actualmente de estos controles e, incluso de representación sindical. Por ello, deberán analizar las soluciones que se le plantean y adoptar las decisiones que mejor se ajusten a su estructura y necesidades, porque no puede olvidar que la responsabilidad del registro es del empresario.

8. ¿Supone un riesgo más su cumplimiento?

Sí. Sylvia Enseñat, presidenta de Ascom, destaca que «con la obligación de registrar la jornada laboral, las empresa deberán llevar un registro exhaustivo de todos sus trabajadores, con independencia del tipo de jornada, o de la realización de horas extraordinarias, lo que se convertirá en un nuevo riesgo de compliance laboral ante posibles i incumplimientos normativos en esta materia». A su juicio, «esta medida de control puede ayudar a reducir el riesgo de las empresas pero no de forma aislada: por ejemplo, y entre otras medidas, hay que formar y concienciar a toda la organización en materia de tiempos de trabajo».

9. ¿Los autónomos se se llevan la peor parte?

Antonio Martín, vocal del Colegio de Gestores Administrativos de Madrid y presidente de su Comisión Fiscal, explica que los trabajadores autónomos con algún empleado a cargo están muy preocupados y considera que la norma debería llevar una graduación por el número de trabajadores contratados.

10. ¿Quién puede acceder al registro?

Vicente Mora sostiene que «como mínimo podemos estar de acuerdo en que el registro debe ser diario», apunta. «Debe tener la hora de entrada y la de salida y estar permanentemente a disposición del trabajador, la representación legal de los trabajadores y la Inspección de Trabajo. Además, se debe preservar cuatro años», añade.

11. ¿Qué harán ahora los inspectores?

Según explican fuentes del Sindicato de Funcionarios de Trabajo, el objetivo que les marca la nueva normativa es el afloramiento de las horas extraordinarias no declarada, así como, garantizar el descanso del trabajador, lo que redundará en la mejora de las condiciones laborales de los trabajadores. Con la situación previa al registro de la jornada, los inspectores tenían las manos atadas en muchas de sus actuaciones, puesto que la prueba de las horas extra realizadas caía hasta ahora del lado de los empleados, mientras que con la nueva regulación es la empresa la que debe responder ante la Inspección.

12. ¿Basta con registrar entrada y salida?

Es preciso contabilizar de forma correcta y eficaz los descansos intermedios que se produzcan a lo largo de la jornada diaria. La normativa pide que se especifique el tiempo de descanso y el que no se está trabajando. Por ello, el inspector Vicente Mora considera que puede haber «dificultades». A su juicio, sí es tiempo efectivo de trabajo el descanso diario del 34.4 y las pausas especiales. «Esos supuestos en que claramente el tiempo de trabajo es descanso basta con registrar la entrada y salida», explica. «El problema es cuando no estás claro», reconoce.

13. ¿El seguimiento tiene que ser individualizado?

Los expertos de BDO explican que se debe documentar, de forma individualizada para cada trabajador, las horas extra que se realicen. Compensar de forma correcta el tiempo extra trabajado mediante descansos, dentro de los cuatro meses siguientes a su realización, o mediante su retribución con el fin de acreditar que las mismas no excedan el máximo de 80 horas anuales permitidas. «Publicar el horario general de actuación de la empresa o los cuadrantes previstos de cada empleado pasará a ser una estrategia obsoleta e inválida», aseguran.

14. ¿Qué papel juega la tecnología?

En un país en el que el 99% del tejido productivo lo conforman pymes, es fundamental contar con aplicaciones sencillas y asequibles para facilitar cambios normativos de este calado», asegura desde la startup Holded, que trabaja en el desarrollo de funcionalidades para la gestión de la pymes.

15. ¿Sirve el control de acceso que ya hay instalado en el edificio de mis oficinas?

No. Ninguna empresa se plantea a día de hoy esa posibilidad. Tanto los expertos como la Inspección rechazan este sistema. «Una cosa es el momento en el que entras por el torno y otra el momento en el que empiezas a trabajar», destacan tanto Carlos de la Torre como Vicente Mora.

16. ¿Es válido el uso de sistemas biométricos, como lectores de huellas dactilares o reconocimiento facial?

Explican los especialistas de CMS Albiñana y Suárez de Lezo, que sí es válido, pero dado que se trataría de datos especialmente protegidos, sería necesario realizar una evaluación de impacto de protección de datos, de conformidad con la normativa de protección de datos.

Las pymes se enfrentan a una revolución en sus costumbres

Un gran especialista de Derecho laboral, como Íñigo Sagardoy es tajante a la hora de analizar las dificultades que van a encontrar las empresas a la hora de aplicar el nuevo registro horario, a partir de mañana 12 de mayo. «Si ya las empresas tradicionales lo tienen difícil, no digamos empresas como las nuestras, los despachos de abogados, que tienen unas particularidades muy complejas», señala el letrado.

En una línea muy similar se muestra la Confederación Empresarial de la Pequeña y Mediana Empresa (Cepyme) señala en un comunicado que la obligación formal de llevar a cabo el registro de la jornada laboral va contra los procesos renovadores de la gestión de los recursos humanos en las empresas, basados en la confianza y la implicación de los trabajadores.

Para Cepyme, esta norma introduce una obligación desproporcionada e innecesaria en el actual sistema de relaciones laborales, y va a suponer unos elevados costes para las empresas, especialmente gravosos en el caso de las pymes, derivados tanto de la inversión económica necesaria para implantar las herramientas precisas para llevar a cabo el control horario como de la carga de trabajo para los pequeños empresarios derivada de este nuevo requerimiento.